Ihre Lieferanten werden Ihr Portal nicht benutzen
Beschaffungssoftware setzt voraus, dass die Gegenseite mitmacht. Im Mittelstand tut sie das selten. Warum die Mail der einzige Kanal ist, der ohne Zustimmung des Lieferanten funktioniert.
Jede Beschaffungssoftware, die wir uns angesehen haben, enthält irgendwo ein Lieferantenportal. Der Lieferant legt ein Konto an, pflegt seine Preise, bestätigt Bestellungen und meldet Termine. Auf dem Papier ist das die saubere Lösung: strukturierte Daten auf beiden Seiten, keine Missverständnisse.
In der Praxis scheitert es an einer Frage, die in der Produktdemo nie gestellt wird. Warum sollte der Lieferant das tun?
Die Rechnung des Lieferanten
Ihr Lieferant hat ein eigenes System. Er hat außerdem dreißig, hundert oder fünfhundert andere Kunden, und ein Teil davon hat ebenfalls ein Portal. Jedes dieser Portale bedeutet für ihn ein weiteres Login, eine weitere Oberfläche, eine weitere Stelle, an der Daten doppelt gepflegt werden.
Für den größten Kunden macht er das. Für den Kunden, der zweimal im Quartal Normteile bestellt, macht er es nicht. Nicht aus Unwillen, sondern weil sich der Aufwand für ihn nicht rechnet.
Damit steht der Mittelständler vor einem Werkzeug, dessen Nutzen davon abhängt, dass die Gegenseite mitspielt. Und die Gegenseite hat keinen Grund dazu.
Was stattdessen tatsächlich funktioniert
Es gibt genau einen Kanal, den jeder Lieferant bereits benutzt, ohne dass Sie ihn um etwas bitten müssen: die Mail.
Der Lieferant bekommt eine Bestellung als Mail mit PDF im Anhang, so wie er es seit Jahren gewohnt ist. Er antwortet in seinem Stil, aus seinem System, in Freitext. Er muss nichts installieren, nichts anlegen, nichts lernen. Aus seiner Sicht hat sich nichts geändert.
Der Aufwand verlagert sich damit vollständig auf Ihre Seite, und genau dort gehört er hin. Nicht der Lieferant soll strukturierte Daten liefern, sondern Ihr System soll aus dem, was ohnehin ankommt, die Felder herauslesen.
Der schwierige Teil ist die Antwort, nicht die Bestellung
Eine Bestellung zu verschicken ist einfach. Eine Antwort zu verstehen ist die eigentliche Arbeit.
Auftragsbestätigungen sehen bei jedem Lieferanten anders aus. Mal steht die Bestellnummer im Betreff, mal im PDF, mal nirgends. Mal wird die volle Menge bestätigt, mal eine Teilmenge mit einem zweiten Termin für den Rest. Mal kommt statt einer Bestätigung eine Rückfrage, mal eine stillschweigende Terminverschiebung mitten im Fließtext.
Genau hier liegt der Wert. Der Agent liest die Antwort, ordnet sie der offenen Bestellung zu, erkennt bestätigte Menge und zugesagten Termin und schiebt den Vorgang von „verschickt“ auf „bestätigt“. Weicht der zugesagte Termin von dem ab, mit dem gerechnet wurde, ist das kein stiller Vorgang, sondern eine Meldung.
Jede dieser Zuordnungen landet im Protokoll: welche Mail zu welcher Bestellung gehört und was daraus gelesen wurde. Das ist die Voraussetzung dafür, dass jemand widersprechen kann.
Was wir dabei nicht behaupten
Nicht jede Antwort ist eindeutig. Wenn eine Mail sich auf zwei offene Bestellungen beim selben Lieferanten beziehen könnte, oder wenn eine Teilmenge ohne Termin bestätigt wird, ist der ehrliche Umgang damit nicht ein geratenes Ergebnis, sondern eine Vorlage an einen Menschen.
Wir halten das für die richtige Grenze. Ein System, das im Zweifel rät, spart Ihnen einmal Zeit und kostet Sie beim ersten falschen Wareneingang deutlich mehr.
Der Punkt ist nicht, dass Mail elegant wäre. Der Punkt ist, dass sie der einzige Kanal ist, der ohne die Zustimmung Ihrer Lieferanten funktioniert. Alles andere ist ein Projekt, das Sie nicht allein entscheiden können.