Der Einkauf, den eine KI führt.
Die Startseite zeigt, was Synapsio für Sie tut. Diese Seite zeigt, wie: welche Zahlen hineingehen, nach welchem Verfahren gerechnet wird, wo die KI entscheidet und wo Sie.
Jede Bestellung des Agenten lässt sich aufklappen: das gewählte Verfahren, die Zahlen dahinter, die geprüften Grenzen und der Satz, warum es diese Bestellung wurde.
Fünf Schritte, die nie aufhören
Ein Agent, den Sie anstoßen müssen, ist ein Werkzeug. Synapsio läuft weiter, wenn niemand hinsieht: lesen, rechnen, entscheiden, handeln, mitschreiben. Jede Runde füttert die nächste.
Der Kreislauf läuft nach Zeitplan, nicht auf Knopfdruck. Die Bedarfsprognose und die Suche nach Auffälligkeiten im Verbrauch rechnet der Agent täglich, die Marktbeobachtung mehrmals am Tag, Saisonmuster einmal die Woche. Dazwischen bewertet er laufend, ob seine eigenen früheren Entscheidungen richtig waren. Sie starten nichts davon von Hand.
Jede Runde besteht aus denselben fünf Schritten. Er liest, was hereinkommt: Lieferantenmails, Auftragsbestätigungen, Wareneingänge, Produktionsläufe, also alles, was den Bestand bewegt. Er rechnet daraus die Reichweite je Artikel, die Prognose, die Saison und das Lieferantenrisiko. Er entscheidet, welches Verfahren gilt, welche Menge nötig ist und welcher Lieferant liefern soll, und prüft das Ergebnis gegen alle Ihre Grenzen. Er handelt, legt die Bestellung an, verschickt Mail und PDF und hält den Termin nach. Und er schreibt mit, mit Zeitstempel und Begründung.
Was er nicht sauber abschließen kann, verschwindet nicht. Es wandert als Ausnahme in eine eigene Liste, zusammen mit einem Vorschlag, was zu tun ist. Eine Bestellung, die hängt, eine Antwort, die nicht zur Bestellung passt, eine Menge, die beim Wareneingang nicht stimmt: nichts davon wird stillschweigend übergangen.
Sie starten nichts davon von Hand. Das ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Betrieb.
Der Kreislauf
- 01Lesen
- 02Rechnen
- 03Entscheiden
- 04Handeln
- 05Mitschreiben
Wo die KI wirklich entscheidet
Der Unterschied liegt nicht darin, dass etwas automatisch passiert. Er liegt darin, wer bestimmt, nach welcher Regel gerechnet wird. In den meisten Systemen ist das ein Mensch, einmal, für alle Artikel gleich.
Diese eine Regel gilt dann für Schrauben wie für Dichtungen. Ein Mindestbestand, von Hand gepflegt, der sich ändert, wenn jemand daran denkt. Eine Begründung, warum gerade diese Zahl dort steht, gibt es nicht.
Synapsio AI wählt das Verfahren je Artikel, nicht nur den Wert. Ein Artikel mit stetigem Verbrauch braucht einen anderen Rechenweg als einer, der dreimal im Jahr gezogen wird. Deshalb bekommt jeder Artikel eines von fünf Verfahren: den Bestellpunkt (s,Q) bei stetigem Verbrauch, Croston bei sporadischem Abgang, Newsvendor bei verderblicher Ware, die periodische Prüfung (R,S) bei festen Bestellrhythmen und eine Standortrechnung, wenn derselbe Artikel in mehreren Lägern liegt.
Mit dem Verfahren setzt sie auch dessen Parameter. Lieferzeit, Sicherheitsbestand, Servicegrad und Prüfintervall stehen am Artikel und werden nachjustiert, wenn sich der Verbrauch ändert. Wenn Sie ein Verfahren festsetzen wollen, sperren Sie es, dann rührt die KI es nicht mehr an.
Und sie schreibt dazu, warum. Am Artikel steht, welches Verfahren gilt, seit wann, auf welcher Grundlage es gewählt wurde und wie sicher sich die KI dabei war. Sie können das lesen, ohne die Rechnung dahinter zu kennen, und Sie können widersprechen.
Eine Zahl kann man setzen. Ein Verfahren muss man begründen.
Was hereinkommt, liest er
Eine Lieferantenmail ist kein Formular. Jeder Lieferant schreibt anders, und kaum einer schreibt so, wie es ein Importfilter bräuchte. Genau deshalb liest hier eine KI und kein Parser.
Gelesen wird immer gegen die eigene Bestellung. Die Antwort wird der Bestellung zugeordnet, die der Agent selbst geschrieben hat. Menge, Preis und Termin werden herausgezogen, und ein bestätigter Liefertermin landet direkt an der Bestellung.
Weicht die Antwort ab, wird sie nicht stillschweigend übernommen. Bestätigt der Lieferant eine andere Menge oder einen späteren Termin, wird daraus eine Ausnahme, mit beiden Zahlen nebeneinander. Dasselbe beim Wareneingang: gebucht wird gegen die Bestellung, Teilmengen sind möglich, und was nicht zusammenpasst, landet sichtbar auf dem Tisch statt in einer stillen Korrektur.
Den Verbrauch kennt der Agent nicht aus dem Bestand, sondern aus der Stückliste. Er weiß, welcher Artikel in welchem Produkt steckt, und laufende Produktionsläufe ziehen den Bestand entsprechend herunter. Der Bestand selbst wird bis auf Standort, Lagerplatz und Charge geführt, nicht nur als eine Zahl je Artikel.
Deshalb kennt der Agent den Verbrauch, bevor der Bestand ihn zeigt.
Lieferantenmailgelesen
- Artikel
- Menge
- Termin
- Preis
Reichweite statt Bauchgefühl
Ein Mindestbestand ist eine Zahl, die einmal jemand gesetzt hat. Reichweite ist eine Rechnung, die sich jeden Tag ändert: wie lange der Bestand beim aktuellen Verbrauch hält, gegen die Zeit, die der Lieferant braucht.
Die Rechnung dahinter ist keine Schätzung. Bestand geteilt durch den durchschnittlichen Tagesverbrauch, gemessen gegen die Lieferzeit, die der Lieferant tatsächlich einhält. Der Bestellpunkt fällt aus dieser Rechnung, statt fest im Artikelstamm zu stehen: Tagesverbrauch mal Lieferzeit, plus einen Sicherheitsbestand aus Ihrem Servicegrad und der Streuung des Verbrauchs.
Verändert sich der Verbrauch, verschiebt sich der Punkt mit. Niemand muss eine Liste pflegen, damit die Zahl aktuell bleibt. Die Bestellmenge kommt anschließend aus dem Verfahren des Artikels und aus den Staffelpreisen, die beim Lieferanten hinterlegt sind.
Bestand ist nicht eine Zahl pro Artikel. Mehrere Standorte, eigene Lagerplätze und Chargen sind abgebildet, und die Rechnung läuft je Standort. Wo der Bedarf aus der Fertigung kommt, zieht der Agent ihn aus den Stücklisten und den tatsächlich gelaufenen Produktionsläufen, statt ihn zu schätzen.
Daneben rechnet der Agent laufend weiter. Er erstellt eine Bedarfsprognose je Artikel, erkennt wiederkehrende Muster über das Jahr und meldet Ausreißer im Verbrauch, statt sie in den Durchschnitt einzurechnen. Aus Termintreue und Antwortverhalten entsteht ein Risikowert je Lieferant, der wiederum in den Angebotsvergleich einfließt.
Ein Ausreißer soll die Prognose nicht verbiegen, also wird er gemeldet statt eingerechnet.
Signale
- Verbrauch
- Reichweite
- Termintreue
Sie bestellt, ohne dass jemand sie anstößt
Bestellen ist der Schritt, den Software sonst dem Menschen überlässt. Ein Vorschlag erscheint, jemand liest ihn, jemand klickt. Hier führt die KI den Vorgang selbst zu Ende, und Sie sehen nur, was über Ihrer Grenze liegt.
Sie sucht den Lieferanten aus, statt den ersten zu nehmen. Für denselben Bedarf vergleicht sie die hinterlegten Lieferanten mit ihren Staffelpreisen, ihrer Lieferzeit und ihrer bisherigen Termintreue, und schreibt dazu, warum es dieser wurde. Der Preis entscheidet nicht allein: ein Lieferant, der zwei Tage nach dem Engpass liefert, ist kein günstiger Lieferant.
Sie bündelt, statt zu stückeln. Offene Bedarfe für denselben Lieferanten zieht sie zu einer Bestellung zusammen und hält sie bis zu Ihrem Bestellschluss, damit nicht fünf Einzelbestellungen an dieselbe Adresse gehen. Was danach anfällt, geht am nächsten Tag.
Sie führt die Bestellung zu Ende. Sie legt sie mit allen Positionen an, verschickt Mail und PDF, ordnet die Antwort des Lieferanten der eigenen Bestellung zu und hält den bestätigten Termin nach. Beim Wareneingang wird gegen die Bestellung gebucht, Teilmengen eingeschlossen.
Sie bewertet Ihre Lieferanten laufend. Aus Termintreue, Antwortverhalten und Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung entsteht ein Risikowert je Lieferant. Der liegt nicht in einem Bericht, sondern fließt in den nächsten Vergleich zurück.
Und sie merkt, wenn ein Artikel ausläuft. Sie prüft, ob ein Teil abgekündigt oder durch ein Nachfolgeteil ersetzt wurde, trägt den Nachfolger am Artikel ein und meldet es, solange noch Zeit zum Umstellen bleibt. Ein Artikel, den es nicht mehr gibt, fällt sonst erst auf, wenn die Bestellung nicht mehr durchgeht.
Das ist der Unterschied zwischen einem Vorschlag und einer Bestellung.
Begründung
- Steel Precision · 4.120 € · 12 Tage
- Nordschraube AG · 3.980 € · 6 Tage
- Dichttech GmbH · 3.850 € · 21 Tage
Nicht der billigste, aber der einzige vor dem Engpass.
Grenzen, die tatsächlich halten
Autonomie ohne Grenze ist ein Versprechen, das niemand einlösen kann. Deshalb prüft der Agent jede Bestellung gegen alle Ihre Grenzen und hält an, sobald eine reißt. Das Anhalten ist der Normalfall, nicht der Fehlerfall.
Vier Dinge stellen Sie ein, und sie greifen ab der nächsten Bestellung. Die Freigabeschwelle ist der Betrag, ab dem eine Bestellung zu Ihnen kommt: darunter löst der Agent selbst aus, darüber legt er vor. Die Autonomie-Stufe entscheidet, ob er überhaupt handeln darf oder nur vorschlägt, und lässt sich ohne Neustart umstellen. Die Ausgabenlimits gelten je Bestellung und je Tag, unabhängig voneinander; am Tageslimit stoppt er und meldet sich. Und nach dem Bestellschluss geht nichts mehr raus, der Rest folgt am nächsten Tag.
Wer was darf, legen Sie je Person fest. Freigeben, bestellen oder nur ansehen sind getrennte Rechte, jederzeit änderbar. Was nicht glatt lief, geht nicht zwischen den Bestellungen unter, sondern steht in einer eigenen Liste mit einem Vorschlag zur Lösung, und Sie können dem Agenten dort direkt sagen, was er falsch verstanden hat.
Reißt eine Grenze, wird die Bestellung nicht abgebrochen. Sie wird Ihnen vorgelegt, mit der Rechnung daneben.
Freigabeschwelle
Sie bewertet ihre eigenen Entscheidungen
Automatisierung wiederholt sich. Lernen heißt, dass die nächste Runde anders ausfällt. Deshalb ist hier jede Entscheidung ein Datensatz, den die KI später gegen das hält, was tatsächlich eingetreten ist.
Jede Bestellentscheidung wird gespeichert, nicht nur ausgeführt. Mit dem gewählten Verfahren, den Signalen, auf die sie sich gestützt hat, der gerechneten Menge, dem Bestellpunkt, der Abweichung vom Richtwert und dem Vermerk, ob eine Ihrer Grenzen berührt wurde. Das ist der Datensatz, der später bewertet wird.
Später sieht sie nach, ob es richtig war. Dieselbe Entscheidung wird gegen den tatsächlichen Verlauf gehalten und mit einem Ergebnis versehen. Ein Fehlgriff bleibt an der Entscheidung stehen, statt im Durchschnitt zu verschwinden.
Passt keines der fünf Verfahren, schreibt sie ein eigenes. Es bekommt einen Namen, Auslöser, ab wann es greift, und eine Version. Danach wird es wie jedes andere an seinem Ergebnis gemessen, und es verschwindet wieder, wenn es nichts bringt.
Auch ihre Marktbeobachtung prüft sie gegen die Wirklichkeit. Was sie draußen aufliest, wird nicht ungeprüft zur Grundlage. Signale werden rückwärts gegen den tatsächlichen Verlauf getestet, bevor sie Gewicht bekommen.
Sie behalten das letzte Wort. Ein Verfahren, das Sie festsetzen, rührt sie nicht mehr an, und was Sie freigeben oder ablehnen, ist selbst wieder ein Signal.
Eine Entscheidung, die nie nachbewertet wird, ist eine Regel mit besserem Marketing.
Lieferantenrisiko, laufend gerechnet
| Nordschraube AG | niedrig | 24% |
| Steel Precision | mittel | 58% |
| Dichttech GmbH | erhöht | 81% |
Er merkt sich, was Sie entscheiden
Jede Freigabe und jede Ablehnung ist ein Signal. Der Agent schreibt nicht nur mit, was er getan hat. Er bewertet später, ob es richtig war, und zieht daraus die nächste Entscheidung.
Fragen stellen Sie in normaler Sprache. „Warum diese Bestellung?“ beantwortet der Agent von jeder Seite aus, mit der Reichweite, den geprüften Angeboten und der Schwellen-Prüfung. Sie müssen nicht wissen, wo etwas gespeichert ist, um danach zu fragen, und Sie müssen die Rechnung nicht selbst nachvollziehen können.
Lesen, vergleichen, bestellen, buchen: jeder Schritt steht mit Zeitstempel im Protokoll, dazu kommen Auswertungen zu Beständen, Bestellungen und Lieferanten ohne den Umweg über Excel. Wenn in drei Monaten jemand fragt, warum diese Menge bei diesem Lieferanten bestellt wurde, ist das eine Abfrage und keine Rekonstruktion.
Nachvollziehbar heißt prüfbar, nicht abrufbar.
Er meldet sich, bevor Sie fragen
Ein Eingabefeld wäre ein Chatfenster. Dieser Assistent legt von sich aus vor, was gerade zählt, verbindet Dinge, die getrennt liegen, und beantwortet alles Weitere in Ihren eigenen Worten.
Er wartet nicht auf eine Frage. Beim Öffnen steht da, was sich seit Ihrem letzten Blick geändert hat, und ebenso, was gerade nicht dringend ist. Dabei verbindet er, was in getrennten Listen liegt: ein Wettersignal aus der Marktbeobachtung neben der Lieferverzögerung, die dazu schon als Ausnahme offen war.
Er sieht, worauf Sie gerade schauen. Die Frage geht mit dem Kontext der geöffneten Seite raus, Sie müssen den Artikel also nicht noch einmal benennen. Was zurückkommt, stammt aus Ihren Beständen, Bestellungen und Lieferanten, nicht aus allgemeinem Wissen.
Er kann nicht nur antworten, sondern auch handeln. Was er dabei getan hat, führt er unter der Antwort auf und verlinkt es, damit Sie es nachsehen können. Es gelten dieselben Grenzen wie für den Agenten: über Ihrer Schwelle löst er nichts ohne Sie aus.
Sprechen statt tippen. Fragen lassen sich diktieren, und die Antwort kann vorgelesen werden. In der Halle ist das meist schneller als eine Tastatur.
Für das Regal gibt es die Kamera. Ein Foto vom Fach, ein Vermerk dazu, fertig. Der Vorgang landet im System, ohne dass jemand dafür an den Rechner zurückgeht.
Er ersetzt keine Seite. Er tritt davor, wenn Sie ihn rufen, und geht wieder.
Was er übernimmt
- Fragen in eigenen Worten
- Antwort mit den Zahlen dahinter
- Handeln, im Rahmen Ihrer Grenzen
- Diktieren und vorlesen lassen
- Foto vom Regal statt Zettel
Was Sie sonst noch fragen
Wenn der Agent sich irrt, merken Sie es an derselben Stelle wie alles andere. Jede Bestellung wird vor dem Versand gegen Ihre Grenzen geprüft und hält an, sobald eine reißt. Was danach schiefgeht, weil ein Lieferant anders antwortet oder eine Lieferung nicht zur Bestellung passt, landet als Ausnahme in einer eigenen Liste, zusammen mit einem Vorschlag, was zu tun ist. Zu jeder Bestellung liegt außerdem der ganze Entscheidungsweg: welches Verfahren, welche Zahlen, welcher Lieferant und warum. Das ist das, womit Sie beim Lieferanten argumentieren.
Der Agent fängt nicht mit voller Autonomie an. In der Grundeinstellung wartet jede Bestellung auf Ihre Freigabe. Sie entscheiden selbst, ab wann und bis zu welchem Betrag er ohne Rückfrage handeln darf, und Sie können das jederzeit wieder enger stellen. Was Sie ändern, gilt ab der nächsten Bestellung.
Und Synapsio ist kein Aufsatz auf Ihr ERP. Es ist das System für den Einkauf und läuft auch, wenn Sie sonst nichts haben. Wenn Sie etwas haben, wird es angebunden: Shopify direkt, ein ERP über Schlüssel oder Zugangsdaten, eigene Systeme über Webhooks, der Wareneingang über Barcode-Scan und der Lieferantenverkehr über E-Mail.
Was läuft, und was noch nicht
Dieselbe Einteilung wie auf der Startseite. Was hier als „in Arbeit“ steht, können Sie heute noch nicht nutzen.
Live. Alles, was diese Seite beschreibt, läuft heute. Der Kreislauf arbeitet im Hintergrund, die KI liest Lieferantenmails und schreibt Bestellungen, sie wählt das Verfahren je Artikel, vergleicht Lieferanten, bündelt offene Bedarfe, bewertet ihre eigenen Entscheidungen nachträglich und meldet abgekündigte Artikel. Sie rechnet Reichweite, Prognose und Auffälligkeiten. Ihre Grenzen greifen, Freigaben und Ausnahmen landen bei Ihnen, das Protokoll steht, und mehrere Standorte, Lagerplätze und Chargen sind abgebildet.
In Arbeit. Zwei Dinge können Sie heute noch nicht nutzen: den Verkauf mit Warenausgang, und die Rechnungsprüfung Position für Position. Beides ist begonnen und beides fehlt noch.
Vision. Und zwei Dinge halten wir für richtig, versprechen sie aber nicht: einen Marktplatz zwischen Firmen, und den Punkt, an dem ein Agent mit einem Agenten verhandelt.
Wenn das plausibel klingt, reden wir darüber.
Sie haben jetzt gelesen, wie gerechnet wird, wer entscheidet und wo der Agent anhält. Der nächste Schritt ist ein Gespräch, kein Projekt: dreißig Minuten, in denen wir Ihren Einkauf durchgehen und Sie das fragen, was auf dieser Seite nicht steht. Vorbereiten müssen Sie nichts, mitbringen auch keine Daten, und verpflichtet sind Sie danach zu nichts.